) – вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния. Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.

Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается , поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ):

1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
3. Систематизация архива документов.

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

Служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

1. обеспечение документирования управленческой деятельности;
2. организация работы с документами в учреждении;
3. совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции

1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:
   • разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;
   • обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;
   • качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и удостоверение документов.
2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:
   • Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
   • Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
   • Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
   • Контроль за исполнением документов;
   • Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.
   • Обеспечение защиты информации.
3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:
   • разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
   • методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
   • повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
   • упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
   • разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;
   • постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

Перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации и совершенствования качества управления, стоят следующие задачи:

1. Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).
2. Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор программных продуктов.

Для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения:

1. системы управления базами данных;
2. системы поиска документов и анализа текстов;
3. системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных);
4. среду клиент-сервер;
5. Internet/intranet.

Вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

• организационные документы предприятия (устав, положения, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
• распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
• документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
• финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
• информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, объяснительные записки, протоколы и др.).

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу – нормативные документы вышестоящих органов .

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

Государственная архивная служба России (Росархив) и ее органы занимаются сбором и хранением документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение. Они создают «память» общества, хранят информацию о жизни страны. Кроме того, Росархив как центральный орган федеральной исполнительной власти несет ответственность за организацию и рационализацию делопроизводства в стране. Он разрабатывает нормативы и рекомендации по организации делопроизводства. На Росархив возложена ответственность за организационно-распорядительную документацию (ОРД) в качестве ведомства-разработчика, что предполагает разработку общих требований к ОРД, конкретных форм документов, контроль за применением ОРД в различных сферах деятельности, унификацию форм документа путем создания Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). На Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) возложена ответственность за нормативное закрепление конкретных требований к документам и унификации путем создания ГОСТов, а также участие в международной унификации и стандартизации документов. Министерство труда разрабатывает документы по труду и охране труда. Таким образом, если органы власти являются высшей инстанцией по нормативному регулированию делопроизводства, то Государственную архивную службу,

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

Основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации :

Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ. Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Должностная инструкция – это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям . Табель – это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.

Альбом форм документов организации . Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.

На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ :

1. Управление делами.
2. Общий отдел.
3. Канцелярия.
4. Секретарь.

Управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:

1. Секретариат – это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят:
   • приемная;
   • секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя;
   • секретариат коллегии;
   • протокольное бюро.
2. Отдел рационализации ДОУ – это центр совершенствования ДОУ, методический центр. К его функциям относятся:
   • разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;
   • разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.);
   • разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).
3. Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на:
   • экспедицию;
   • бюро переписки;
   • бюро учета и регистрации документов;
   • компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.
4. Отдел писем.
5. Центральный архив.
6. Инспекция.

Еще рефераты, курсовые, дипломные работы на эту тему:

Психодиагностика. Конспект лекций лекция. Истоки психодиагностики психодиагностика: конспект лекций
Психодиагностика конспект лекций.. а с лучинин..

Конспект лекций по дисциплине экономика недвижимости
Государственное бюджетное образовательное учреждение.. высшего профессионального образования.. уральский государственный экономический университет..

Конспект лекций управление персоналом история развития науки управления персоналом
История развития науки управления персоналом.. Современные теории управления..

Понятие управления. Виды управления. Управленческий труд и его особенности. МОДЕЛИ УПРАВЛЕНИЯ. ПОДХОДЫ К УПРАВЛЕНИЮ
Основатель Ф У Тейлор В г выпустил первую печатную работу которая.. Основная идея используя замеры и наблюдения за работой исполнителей можно оптимизировать технологию выполнения работ..

Конспект лекций по дисциплине Корпоративное управление Экономика и управление на предприятии
Федеральное агенство по образованию.. Министерство образования и науки РФ.. Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования..

Общая психопатология. Психиатрия: конспект лекций
Психиатрия конспект лекций.. Текст предоставлен литагентом http litres ru..

Архитектурное материаловедение
Конспект лекций по курсу Архитектурное материаловедение. ФГОУ ВПО Южный федеральный университет.. институт Архитектуры и искусств.. Кафедра инженерно строительных дисциплин..

История мировых религий: конспект лекций история мировых религий. Религия как феномен культуры классификация религий
История мировых религий конспект лекций.. с ф панкин..

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ)
Рассмотрим основные операции, проводимые СДОУ: Учётно-справочная работа и регистрация документов. Оформление и выпуск распорядительной документации учреждений. Проверка.. Для этого необходимо чёткое организационное построение СДОУ, предпочтение более рациональной формы работы с..

Конспект лекций по дисциплине корпоративное управление экономика и управление на предприятии
Федеральное агенство по образованию.. министерство образования и науки РФ.. государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования..

0.056

Введениее

Изменения в принципах функционирования экономики стра­ны, произошедшие в последние 10-15 лет, коснулись не только собственно производственных и экономических процессов, но и существенным образом отразились на методах и технологиях управления ими, организации соответствующего информацион­ного обеспечения. По указанным причинам та область управлен­ческой деятельности, которая связана с подготовкой, обработкой и использованием документов (документационное обеспечение управления), также должна была претерпеть объективно необхо­димые изменения как в части методологии, так и в сфере методи­ческой поддержки конкретных практических действий по работе с документами.

В этом отношении своевременными были принятие и реализа­ция решения о разработке и введении в действие национального стандарта ГОСТ ИСО 15489-1-2007 «Управление документами». Положения этого стандарта являются методологической основой создания и эффективного применения систем управления доку­ментами безотносительно к конкретным условиям реализации обеспечиваемой управленческой деятельности и используемых технологий обработки документов вне зависимости от видов но­сителей и форм представления информации.

Кроме того, существенное влияние на организацию докумен-тационного обеспечения управления оказало интенсивное разви­тие компьютерных и телекоммуникационных систем и техноло­гий.

С учетом этого возникла необходимость подготовки учебника, материал которого отражал бы указанные изменения в методоло­гическом и технико-технологическом обеспечении работы с доку­ментами.

Материал учебника дополнен компьютерными тестами по каж­дому крупному разделу, особенности использования которых опи­саны в приложении. Тестирующая программа и тесты находятся на прилагаемом к учебнику диске.

Лекция 1

1. Основные понятия управления документами

Документ и его характеристики

Под документом понимается зафиксированная на материаль­ном носителе идентифицируемая информация, созданная, полу­ченная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или де­ловой деятельности. При этом важнейшей характеристикой доку­мента является его идентифицируемость, обеспечиваемая наличи­ем соответствующих реквизитов.

осуществления эффективной и упорядоченной деятельно­сти организации, подразумевающей необходимую ответ­ственность;

формирования и документального фиксирования органи­зационных и управленческих решений;

обеспечения согласованности управленческой и админи­стративной деятельности;

обеспечения непрерывности деятельности организации в условиях чрезвычайных ситуаций;

соблюдения требований нормативно-правовых актов, регу­лирующих сферу деятельности организации во всех ее про­явлениях;

обеспечения защиты и поддержки при возможных судеб­ных разбирательствах, связанных с деятельностью органи­зации;

защиты интересов организации и прав ее сотрудников и клиентов, а также других заинтересованных лиц;

обеспечения и документального фиксирования достиже­ний и разработок и соответствующих прав на интеллекту­альную собственность организации и ее сотрудников;

документального фиксирования доказательств осуществле­ния деловой, личной и общественной деятельности орга­низации и ее сотрудников во всем ее многообразии и отли­чительных особенностях;

формирования и сохранения корпоративной, индивидуаль­ной памяти, памяти общества.

Законодательно установлено, что документы и массивы доку­ментов, будучи информационными ресурсами, являются объекта­ми отношений физических, юридических лиц, государства и защи­щаются законом наряду с другими ресурсами. Кроме того, доку­ментирование информации - это обязательное условие включения ее в информационные ресурсы.

Сохранять созданные документы необходимо для:

а) обеспечения преемственности и согласованности действий при принятии как текущих управленческих решений, так и оценкиих будущих последствий и разработки соответствующих решений посредством:

сохранения информации о принятых в прошлом и настоя­щих управленческих решениях и реализуемых видах дея­тельности (как части корпоративной памяти) в целях ин­формационного обеспечения решений и деятельности в настоящем и будущем;

сохранения доказательств прошлой и настоящей деятель­ности для соблюдения подотчетности;

б) соответствия требованиям нормативно-правовых актов путем обеспечения документирования, разъяснения и внедрениянормативной базы, применимой к управлению документами с учетоособенностей деятельности организации;

в) соответствия текущим и будущим потребностям заинтересованных лиц посредством:

идентификации обоснованных законом интересов, кото­рые заинтересованные лица (сотрудники, деловые парт­неры, клиенты и другие лица) могут иметь в отношении со­хранения документов в течение более длительного срока, чем это необходимо самой организации. В состав заинтере­сованных лиц могут входить и те, кому организация должна предоставлять доступ к своим документам в целях подот­четности (аудиторы, регулирующие органы власти, органы следствия, архивные органы или исследователи);

идентификации и оценки правовых, финансовых, полити­ческих, социальных или других результатов от сохранения документов для соблюдения интересов исследователей и общества в целом;

соблюдения законодательно обоснованных требований со­ответствующей архивной организации.

Для непрерывного осуществления своей деятельности, соблю­дения требований нормативно-правовых актов и обеспечения не­обходимой подотчетности организации должны создавать и сохра­нять аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а также защищать их целостность в течение требуемо­го времени.

Документ считается аутентичным, если можно доказать, что он является тем, чем претендует быть, о чем свидетельствует досто­верность значений его реквизитов, в частности, что он был создан или отправлен лицом, действительно создавшим или отправившим его; а также был создан или отправлен в то время, которое обозна­чено. Термин «аутентичный документ» равнозначен термину «под­линный документ».

Достоверным (надежным) является документ, содержание ко­торого можно считать полным и точным представлением отобра­жаемых решений, деятельности или фактов и который как след­ствие безусловно может быть использован в последующих реше­ниях или деятельности.

Целостность документа определяется его полнотой и неизмен­ностью.

Пригодным для использования является документ, для которого можно определить его местонахождение (локализовать), получить к нему доступ, воспроизвести и интерпретировать. При воспроиз­ведении он должен напрямую связываться с деятельностью или решением, в результате которых он был создан.

Документ имеет содержание, контекст и структуру.

Структура - это внешний вид и расположение частей содер­жания (например, вид носителя, формат хранения, организация данных, расположение реквизитов, используемые шрифты, при­мечания, таблицы и т.д.), а также наличие в документе связей с другими документами (гиперссылок).

Контекст {внешняя среда) - это содержащаяся в документе или сопровождающая его информация, описывающая связи докумен­та с деятельностью организации и с другими документами. Это данные о самом документе (например, заголовок, автор, дата со­здания), о создателе и целях создания документа (например, об управленческой функции или деятельности, учреждении-создате­ле), об использовании документа (кем, когда, почему).

Описание упомянутых компонентов документа осуществляется в виде так называемых метаданных, которые также содержат дан­ные, связанные с управлением документами. Таким образом, к метаданным относятся не только реквизиты (элементы оформле­ния) документа, но и данные, сопровождающие документ (напри­мер, содержащиеся в регистрационно-контрольных журналах, учетных картотеках).

Различаются метаданные о: самом документе; принципах и пра­вилах управленческой деятельности; лицах, участвующих в про­цессе управления и документационного обеспечения управления; управленческой деятельности и ее процессах; процессах докумен­тационного обеспечения управления.

Управление документами

Управление документами определяется как область деятельно­сти, включающая эффективный и систематический контроль со­здания, получения, сохранения, использования и отбора (переда­чи) документов, в том числе процессы включения в систему и со­хранения (в форме документов) доказательств и информации о деловой и управленческой деятельности организации.

К управлению документами относятся:

принятие основных организационных положений, направ­лений развития и стандартов в сфере управления докумен­тами;

распределение ответственности и полномочий по управле­нию документами в организации;

установление и распространение детальных процедур и ру­ководящих указаний по управлению документами;

предоставление услуг, относящихся к управлению доку­ментами и использованию документов (в целях удовлетво­рения потребностей и защиты интересов организации и ее клиентов);

проектирование, внедрение и администрирование специа­лизированных систем для управления документами;

Интегрирование управления документами в управленче­ские системы и процессы.

Стратегия управления документами основывается на разработке и принятии основных организационных положений, направлений развития и стандартов, процедур и практики, а также на проекти­ровании и внедрении систем управления документами в соответ­ствии с потребностями организации и требованиями нормативно-правовых актов.

Стратегия управления документами в организации должна со­держать как стратегию документирования деятельности организа­ции (какие документы требуются; когда, как и где они должны быть включены в систему), так и стратегию внедрения соответству­ющей системы управления документами.

Организации следует устанавливать, документально фиксиро­вать, поддерживать и распространять основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и прак­тику управления документами с тем, чтобы обеспечить необходи­мые для своей работы свидетельства, подотчетность и информацию о своей деятельности.

Основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практика управления документами долж­ны иметь результатом официальные документы, обладающие ау­тентичностью, достоверностью, целостностью и пригодностью для использования.

Деятельность в области управления документами

Организации должны определять и документально фиксировать основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практику (в целом политику) управления документами. Цель этого - создание и управление аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способными поддерживать управленческую и основную деятель­ность в течение необходимого времени. Организации необходимо обеспечить информирование о перечисленных действиях на всех организационных уровнях.

Основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практика управления документами долж­ны быть приняты и одобрены на самом высоком уровне принятия управленческих решений и распространены во всей организации. Следует распределить ответственность за их соблюдение.

Упомянутые компоненты организации управления документа­ми разрабатываются на основе анализа управленческой деятель­ности. В них определяются области, в которых нормативно-пра­вовые акты, стандарты и практические рекомендации в наиболь­шей степени применимы к созданию документов, связанных с деловой деятельностью. При этом организации должны учитывать особенности своей основной деятельности, а также экономические аспекты. Организацию управления документами необходимо ре­гулярно пересматривать с тем, чтобы обеспечить отражение ею изменяющихся требований управленческой деятельности.

Ответственность и полномочия по управлению документами

Управление документами осуществляется как работниками, управляющими документами, так и другими лицами, создающими или использующими документы в процессе своей деятельности. В связи с этим возникает необходимость определить ответствен­ность в отношении документов и распределить ее между отдель­ными сотрудниками организации.

Обязанности и полномочия в области управления документами следует распределять между следующими сотрудниками организа­ции:

управляющие документами;

специалисты в области информационных систем и техно­логий;

руководство организации;

руководители подразделений;

системные администраторы;

другие сотрудники, для которых создание документов яв­ляется частью их работы.

Распределять обязанности и права по управлению документами и информировать об этом всех сотрудников организации требует­ся для того, чтобы в случае определения конкретной необходимо­сти создания документов и их дальнейшей обработки было ясно, кто ответствен за осуществление соответствующих действий.

Важнейшей целью определения ответственности, полномочий и взаимоотношений в области работы с документами является раз­работка и реализация системы правил по управлению документа­ми. Правила:

Требуют от сотрудников создания документов в соответ­ствии с управленческими потребностями и процессами,

т.е. адекватно фиксировать в документах управленческую деятельность, в которой они участвуют;

гарантируют, что информационные системы и технологии, обеспечивающие управленческую деятельность, создают соответствующие документы;

гарантируют обеспечение сохранности документов в тече­ние всего периода их полезного применения не только са­мой организацией, но и внешними заинтересованными сторонами (архивные учреждения, исследователи, аудито­ры);

гарантируют, что документы уничтожаются или передают­ся на хранение только в соответствии с установленной про­цедурой.

Ответственность по управлению документами включает следу­ющие положения:

особая ответственность и подотчетность в области управле­ния документами возлагается на руководящее лицо, обла­дающее необходимыми полномочиями внутри организа­ции;

ответственность руководящих работников заключается в поддержке применения основных организационных поло­жений, направлений развития, стандартов, процедур и практики управления документами во всей организации;

специалисты в области управления документами ответст­венны за все компоненты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранение доку­ментных систем и их эксплуатационных характеристик, а также за обучение всех сотрудников организации управ­лению документами и эксплуатации документных систем в индивидуальной практической деятельности;

системные администраторы ответственны за обеспечение того, чтобы все документы при их востребовании и исполь­зовании персоналом организации содержали точную ин­формацию, были доступными и удобочитаемыми;

все сотрудники организации ответственны и подотчетны за создание и сохранение целостных, достоверных, аутентич­ных, пригодных для использования документов, отража­ющих их деятельность.

Таким образом, высшее руководство организации несет наи­большую ответственность за обеспечение эффективного управления документами. Оно способствует соблюдению процедур управ­ления документами во всей организации.

Специалисты по управлению документами устанавливают в ор­ганизации единую политику управления документами, процедуры и стандарты, а также обеспечивают внедрение процессов управле­ния документРуководители подразделений ответственны за обеспечение того, чтобы их сотрудники осуществляли создание и хранение докумен­тов, что является неотъемлемой частью их работы, в соответствии с установленными процедурами и стандартами.

Все сотрудники организации, которые создают, получают и хра­нят документы в процессе их повседневной работы, должны делать это в соответствии с установленными процедурами и стандартами. И если в управлении документами организации задействованы временные работники, важно обеспечить соблюдение ими соот­ветствующих процедур и стандартов.

Система управления документами

Управление документами в организации должно включать со­здание, применение и администрирование специальных систем, интегрированных с системой управления и управленческими про­цессами.

Такое управление осуществляется в рамках системы, носящей название «документная система» или «система управления доку­ментами» и определяемой как информационная система, которая обеспечивает сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним.

Система управления документами должна обладать следу­ющими свойствами:

обеспечение аутентичности, надежности, целостности до­кументов, а также их пригодности для использования;

обеспечение надежности управления документами, т.е. способности длительно и правильно осуществлять созда­ние, использование и хранение документов в соответствии с установленными процедурами;

обеспечение целостности и единства всей совокупности действий и процедур по управлению документами;

обеспечение соответствия всех действий по управлению документами установленным требованиям (внешним и внутренним);

обеспечение всесторонности (комплексности) управления документами путем охвата всех видов деятельности, всех форматов представления данных в документах, всех видов носителей информации.

Система управления документами должна реализовывать сле­дующие функции:

включение документов в систему управления документами;

регистрацию;

классификацию;

доступ и защиту;

хранение и обеспечение сохранности документов;

использование документов, контроль их движения и ис­пользования;

экспертизу ценности документов;

отбор (передача) документов на хранение или уничтоже­ние.

Создание и применение систем управления документами, от­вечающих управленческим потребностям и нормативным требо­ваниям, может включать:

проектирование систем управления документами;

документирование систем;

обучение сотрудников организации;

преобразование документов в новые системы управления документами;

установление стандартов, формирование методики оценки соответствия им и их соблюдения;

определение сроков хранения документов, имеющих дли­тельную ценность.

При принятии решений, связанных с проектированием и внед­рением систем управления документами, следует принимать во внимание уже существующие в организации системы.

При создании и применении систем управления документами необходимо учитывать следующие требования, определяющие, что система должна:

обладать функциональными характеристиками, позволяю­щими выполнять и поддерживать процессы управления до­кументами;

обеспечивать документирование операций с документами, что предполагает полное и точное документальное фикси­рование всех операций, произведенных с отдельным доку­ментом или связанных с конкретным документом;

обеспечивать присвоение документам сведений об их структуре и целостности, авторизованном контроле стату­са, связях с другими документами (так называемых мета­данных);

обеспечивать ведение протоколов контроля системных процессов, в которых подробно фиксируются производи­мые с отдельным документом действия;

обеспечивать надежные и эффективные средства хранения и физической защиты документов;

обеспечивать неизменность свойств документов (аутентич­ность, надежность и пригодность для использования) при любых изменениях в системе (изменение форматов хране­ния и представления, переход на новую программно-аппа­ратную платформу, замена или расширение прикладных программ и т.п.) и даже при прекращении ее функциони­рования;

обеспечивать своевременные, эффективные и безопасные средства доступа, поиска и использования документов;

обеспечивать эффективные процедуры хранения и, при не­обходимости, уничтожения документов.

Министерство образования и науки РФ

ФГБОУ ВПО «Кемеровский технологический институт

пищевой промышленности»

СРЕДНЕТЕХНИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

Конспект лекций

по дисциплине ОПД.03 «Документационное обеспечение управления»

для специальности 100106 «Организация обслуживания

в общественном питании»

направления 100100 «Сервис»

всех форм обучения

Разработал:

преподаватель филиала

кафедры «БУАА»

Молдованова О. Л.

Рассмотрено и утверждено

на заседании филиала

кафедры «БУАА»

Протокол №__от______

О.А.Коньшина

Кемерово 2011

	Введение
	Документирование управленческой деятельности………………
	Управленческая документация……………………………………
	Система организационно-распорядительной документации……..
	Договорно-правовая документация……………………………
	Документация по внешнеэкономической деятельности…………..
	Документация по трудовым правоотношениям…………………
	Претензионно - исковая документация…………………………….
	Организация работы с документами………………………………..
	Список литературы…………………………………………………..

ВВЕДЕНИЕ

«Документационное обеспечение управленческой деятельности» является дисциплиной экономического цикла, необходимой для подготовки студентов специальностей 080110 «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)». Знания, полученные студентами при ее изучении, имеют теоретическое и практическое значение для формирования специалистов указанного профиля.

Цель преподавания дисциплины состоит в том, чтобы ознакомить студентов с основами делопроизводства при организации управления предприятием в современных условиях и дать будущим специалистам знания о действующих общегосударственных нормативно-методических материалах, регламентирующих документационное обеспечение управленческой деятельности.

К основным задачам дисциплины относится:

Знакомство с требованиями Гражданского Кодекса Российской Федерации, Кодекса Законов о труде, ГОСТами и типовыми инструкциями по делопроизводству, основами законодательства об архивном фонде РФ и архивах;

Изучение правил составления документов и организации работы с ними;

Изучение порядка текущего хранения документов;

Овладение методикой обработки дел для последующего хранения.

По окончании изучения дисциплины студенты должны:

Знать системы документации, требования к составлению и оформлению документов, современные способы и технику создания документов;

Умение грамотно разрабатывать основные виды управленческих документов;

Иметь представления об организации движения документов;

Владеть правилами и формами деловой и коммерческой переписки, в том числе с зарубежными партнерами на иностранных языках.

Тема 1. Документирование управленческой деятельности

1. Понятие делопроизводства

1. Понятие делопроизводства

Делопроизводство рассматривается как одна из важнейших сторон деятельности организации, обеспечивающая выполнение ее функциональных задач, т. к. работники сферы управления затрачивают на работу с документами в среднем 60% рабочего времени.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

В основе управленческой деятельности любой организации (от министерства до небольшого предприятия) лежат процессы получения информации, ее обработки, принятия решения, доведения его до сведения исполнителей, исполнения и подведения итогов.

Большая часть управленческой информации поступает в документированном виде. Поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

От организации делопроизводства зависят:

Эффективность управления;

Экономичность;

Оперативность;

Культура труда работников управления.

Делопроизводство состоит издвух неразрывно связанных компонентов: документирования и организации работы с документами.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме.

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.

Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.

Нормативно-методическая основа (база) делопроизводства - совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

Правила оформления документов;

Правила работы с документами;

Обеспечение сохранности документов;

Порядок передачи документов на архивное хранение;

Работу службы делопроизводства (функции, структура, штат);

- внедрение новых информационных технологий в работе с документами;

Работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

Юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Вопросы документационного обеспечения управления регулируются:

Законами РФ;

Государственными и отраслевыми стандартами;

Общероссийскими классификаторами;

Государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству;

Инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопроизводства.

Главархивом в 1988 году разработан и внедрен важный документ по организации делопроизводства «Государственная система документационного обеспечения управления» (ГСДОУ).

ГСДОУ – совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и работе с документами в органах государственного управления.

Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и технологий сбора, обработки, использования и хранения информации.

ГСДОУ разработаны государственные стандарты (ГОСТы) на документы. ГОСТы содержат все необходимые требования, предъявляемые к форме документов, бланкам, составу реквизитов.

Таким образом, традиционная российская технология процессов документационного обеспечения управления имеет следующие особенности:

Четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель - исполнитель - руководитель) внутри организации;

Отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюциях начальства, контроле сроков исполнения, отчетах и т.п.;

Ведение централизованных регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек или журналов);

Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий;

Относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации;

Основы технологии документационного обеспечения управления закреплены в государственных нормативно-методических документах.

2. Понятие «документ». Классификация документов

Любое управленческое решение выносится на основе информации. Информация может быть представлена:

В устной форме;

В документированной форме.

Термин «документ» появился в России в XVIII в. и в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства».

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ дает понятие «документированная информация» или «документ» - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Все документы в зависимости от вида деятельности делятся на две группы. Первая группа - это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Вторая группа - документы по функциям управления.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть разными:

- по месту составления - внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других пред­приятий, организаций и от частных лиц);

- по форме - индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

- по срокам исполнения - срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

- по происхождению - служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

- по виду оформления - подлинные, копии, выписки, дубликаты;

- по средствам фиксации - письменные, графические, фото- и кинодокументы и т.д.

Документы многофункциональны.

К основным функциям документовможно отнести:

Информационную (документирование, хранение и предоставление информации);

Управленческую (с помощью документов решаются управленческие вопросы);

Коммуникативную (документы являются средством обмена информацией);

Правовую (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права, например, закон);

Организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например, должностная инструкция);

Научно-историческую (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).

Вопросы для самоконтроля

1. Понятие делопроизводства и его нормативное регулирование.

2. Классификация документов.

Тема 2. Управленческая документация

1. Классификация управленческой документации

3. Формуляр-образец

4.Состав, расположение и характеристика реквизитов документов

Классификация управленческой документации

Управленческая документация - это документация, без которой нельзя управлять предприятием или вести предпринимательскую деятельность.

Управленческая деятельность любого предприятия сопровождается созданием разнообразных документов в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов. Их можно подразделить на следующие основные группы:

а) организационные документы (законодательные и иные нормативные акты, учредительный договор, устав, инструкции, регламенты, методические указания, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, типовые и примерные номенклатуры дел);

б) распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения);

в) документы, по личному составу (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки формы Т-2, документы по аттестации сотрудников, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки, документы по социальному обеспечению, т.е. назначению пенсий);

г) плановые документы, (целевые программы развития, планы экономического и социального развития, документы по разработке планов и ценообразованию, бизнес-планы, финансовый, материальный, валютный балансы, сметы, анализы отчетных данных);

д) финансово-бухгалтерские документы (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, договора банковского счета, кредитные договора, акты ревизий, инвентаризаций, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и пр.);

е) информационно-справочные документы (акты, письма, факсы, протоколы, докладные записки, справки, телефонограммы и пр.);

ж) нормативные документы вышестоящих органов - документы, поступающие на предприятие от различных государственных и муниципальных организаций (налоги, охрана окружающей среды и т.п.) и регулирующие различные вопросы его деятельности;

з) учетно-статистическая документация (статистические отчеты, таблицы, журналы, статистическая отчетность, переписка);

и) контракты (договоры), соглашения, предложения.

Все вышеперечисленные документы, за исключением финансово-бухгалтерских, относятся к организационно-распорядительным документам.

2. Требования к составлению и оформлению управленческой документации

Основные требования к составлению документа можно сформулировать так: документ должен быть содержательным, кратким, понятным и правильно оформленным.

Требования к оформлению документов приведены в ГОСТ Р 6.30-2003.

Документы изготавливают на бланках. Устанавливаются два основных стандартных формата бланков документов - А4 и А5; допускается использование бланков форматов A3 и А6.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:

20 - левое, верхнее, нижнее;

10 - правое.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта расположения бланков – угловой и продольный.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

Общий бланк;

Бланк письма;

Бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 06.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10,11,12;14,15,16;17;18;19.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11,12;17;18.

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

3. Формуляр-образец

Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляет его формуляр. При создании унифицированной системы документации или группы документов разрабатывается, как правило, формуляр-образец. Формуляр-образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерное именно для этой группы документов, и определяет необходимые для их размещения площади.

Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемый вариант при наличии некоторых различий в конкретных документах исходного множества. Это свойство документов позволяет не только успешно совершенствовать процессы документирования в традиционных «ручных» технологиях, но и, определив общие принципы архитектуры управленческих документов, перейти к автоматизированному проектированию необходимых документов в компьютерных (информационных) технологиях.

Формуляр-образец может быть представлен как в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, так и в виде описания реквизитов с указанием последовательности их оформления и взаимного расположения в границах выделяемых площадей. В практике традиционных технологий больше прижился первый вариант или сочетание обоих, в компьютерных технологиях предпочтителен описательный вариант.

Формуляр, характерный для документов определенного вида (договоры, протоколы, акты), называется типовым формуляром.

Требования к построению формуляра-образца следующие:

форматы бумаги – от А3 до А6 с горизонтальным (альбомным) и вертикальными (книжным) расположением текста;

служебные поля – поле подшивки не менее 20 мм, левое, нижнее и правое поля не менее 10 мм;

состав и правила оформления реквизитов, придающих документам юридическую силу.

обеспечение