Как написать письмо редакцию журнала. Зачем писать сопроводительное письмо в журнал? Как писать введение

Те, кто хоть раз подавал статью на рассмотрение в зарубежный журнал, мог видеть требование прислать в редакцию сопроводительное письмо (cover letter). Многие ученые игнорируют этот пункт, а зря, ведь он может существенно помочь в публикации Вашей статьи!
Это письмо, в первую очередь, необходимо для того, чтобы привлечь внимание главного редактора, который решает, отдавать рукопись рецензентам или нет. Для этого, в сопроводительном письме нужно указать следующую информацию:
1) Название Вашей статьи и название журнала, куда Вы её подаете;
2) Причину (-ны), по которой Вы считаете своё исследование значимым для мировой науки, и чем оно может быть интересно для потенциальных читателей журнала;
3) Основные результаты и выводы, к которым Вы приходите в своей работе;
4) Подтверждение, что Ваша статья не подана параллельно в другие журналы на рецензирование и не была ранее опубликована в других журналах;
5) Подтверждение, что у авторов работы нет конфликта интересов.
Структурно письмо должно выглядеть так:
Дата
Адрес
Обращение к редактору (Например, Dear Dr. Brown или Dear Editor)
Основной текст
Заключение (Например, Kind regards или Thank you)
Подпись (ФИО, научная степень, ВУЗ, электронная почта, сайт)
Объем сопроводительного письма не должен превышать 1 страницу формата А4. В этом письме не должно содержаться просьб, жалоб и, уж тем более, оскорблений. Информацию излагайте максимально кратко, свою биографию и трудовые подвиги описывать здесь также не нужно. Принцип «краткость – сестра таланта» здесь более чем уместен.

Шаги

Часть 1

Подготовка к написанию письма

    Определитесь с темой письма и выберите газету, в которую вы собираетесь его отправить. Письмо редактору - это ваша реакция на различные события. В большинстве случаев это реакция на определенную статью, но письмо также может касаться конкретного события или проблемы в вашем регионе.

    • Лучше всего отвечать на конкретную статью, напечатанную в газете. Это увеличит ваши шансы на публикацию письма.
    • Если вы выражаете свое мнение по поводу события или проблемы, письмо в местную газету - это лучший способ донести свою мысль до редактора.

  1. Прочтите другие письма редактору в выбранной вами газете. Прежде чем писать собственное письмо редактору, необходимо прочесть другие письма в выбранной вами газете для вдохновения. В разных газетах письма могут отличаться по форме, стилю, тону и даже длине. Прочтите эти письма, чтобы лучше понять, какой стиль выбрать, и узнать, что нравится редакторам, работающим в конкретном печатном издании.

    Поищите инструкции по написанию писем в выбранной вами газете. Многие газеты предоставляют инструкции по написанию различных типов писем. Большинство из них указывают конкретные правила по поводу длины письма. Обычно они запрашивают ваше имя и контактную информацию для подтверждения. Помимо этого могут быть даны и другие инструкции. Некоторые газеты не разрешают выражать политические взгляды и ограничивают частоту публикации писем конкретного человека. Необходимо тщательно изучить инструкции, прежде чем приступать к работе.

    • Если вы не можете найти инструкции к письму, позвоните в газету и узнайте подробности.

  2. Определитесь с причиной написания письма. Существует несколько подходов к написанию писем такого рода. Выбор подхода зависит от причины написания письма. Решите, чего вы хотите достичь, отправив письмо в редакцию. Некоторые из причин включают следующее:

    • Вас разозлило конкретное событие, и вы хотите выразить свое мнение по этому поводу.
    • Вы хотите публично поздравить или поддержать кого-то в вашем регионе.
    • Вы хотите внести изменения в статью.
    • Вы хотите внести предложение.
    • Вы хотите повлиять на общественное мнение и призвать других людей к действиям.
    • Вы хотите повлиять на высших должностных лиц или народных избранников.
    • Вы хотите рассказать публике о деятельности определенной организации в рубрике текущих новостей.

  3. Напишите письмо в течение двух-трех дней после публикации статьи. Вы должны вовремя отправить письмо сразу после публикации статьи. Это увеличит вероятность публикации вашего письма, ведь описанная проблема будет все еще актуальной с точки зрения редакторов (и читателей).

    • Если вы отвечаете на статью, напечатанную в еженедельной газете, отправьте письмо вовремя, желательно успеть до выхода следующего выпуска. Поищите инструкции, касающиеся сроков публикации писем.

  4. Приведите наиболее важные аргументы в самом начале. Это поможет читателю понять, о чем вы собираетесь писать. Если письмо подвергнется редактуре, его обрежут с конца, поэтому перечисление основных моментов в самом начале поможет сохранить суть вашего письма

    Приведите доказательства. Теперь, когда вы выразили свою точку зрения по поводу проблемы, необходимо вернуться к некоторым фактам. Если вы хотите, чтобы ваше письмо было выбрано для печати, необходимо показать, что вы приложили немало усилий на исследование проблемы и формулировку письма. Хотя вы ограничены в пространстве, отведенном для письма, перечисление главных фактов сыграет большую роль. Вот несколько способов привести доказательства:

    • Используйте недавние события в вашем штате или регионе в качестве доказательства.
    • Используйте статистические данные и результаты опросов.
    • Расскажите историю из жизни, выражающую ваше мнение по данной проблеме.
    • Используйте текущие политические события, подкрепляющие вашу точку зрения.

  5. Приведите примеры из жизни. Чтобы ваши взгляды кажутся вам актуальными, подкрепите их историей из жизни. Вам будет легче описать свое впечатление от новостей о текущих событиях, если вы расскажете историю из жизни.

    Предложите свое решение проблемы. Как только вы приведете достаточно доказательств собственной точки зрения, закончите письмо, предложив решение проблемы. Порой вполне достаточно повысить осознанность общества по поводу проблемы, но есть и другие способы решить тот или иной вопрос совместными усилиями.

    • Подтолкните читателей к конкретным действиям, которые можно предпринять для решения проблемы в регионе.
    • Сделайте ссылку на сайт или организацию, которые помогут вам достичь ваших целей.
    • Дайте возможность читателям найти больше информации по интересующему вас вопросу.
    • Проинструктируйте читателей напрямую. Скажите им, что нужно делать, к примеру, позвонить в местный конгресс, проголосовать, а может заняться переработкой или волонтерской деятельностью в вашем регионе.

  6. Назовите имена в вашем письме. Если ваше письмо призвано повлиять на законодателя или заставить корпорацию предпринять определенные действия, назовите имя этого человека или конкретной организации. Подчиненные законодателя, скорее всего, собирают информацию о печатных изданиях, в которых упоминается его деятельность. Корпорации делают то же самое. Эти люди, что вероятнее всего, прочитают ваше письмо, если вы укажете их имена.

    Закончите письмо просто и без лишних слов. Достаточно одного предложения, в котором вы выразите свою точку зрения по поводу вопроса и перечислите основные моменты вашего письма.

    Используйте заключительную фразу помимо имени и города. В конце письма напишите простое «Искренне ваш» или «С уважением». После этого укажите имя и город. Укажите ваш штат, если газета не является местным изданием.

    Дополните письмо сведениями об авторе, если вы пишете профессиональную рецензию. Если ваш профессиональный опыт напрямую связан со статьей, дополните письмо информацией о себе (помимо имени и места проживания). Упоминание названия вашей компании косвенно указывает на то, что вы пишете от лица организации. Если вы пишете от собственного имени, не указывайте названия организации. Вы можете также упомянуть вашу должность, если это как-то связано со статьей. Вот пример предоставления сведений об авторе в письме:

    • Барбара Смит, доктор наук Преподаватель литературы Кафедра гуманитарных наук Университет Спэрроу Спрингфилд, Нью-Йорк

Часть 4

Редактирование письма

  1. Будьте оригинальны. Если вы в точности повторите то, что пишут другие, ваше письмо не пройдет отбор. Добавьте изюминку к распространенному мнению. У вас будет больше шансов добиться публикации вашего письма, если вы обобщите идеи, упомянутые в других письмах, в провокационной и красочной форме.

Дорогие друзья!

Собственно письмо:

1. Поприветствуйте получателя вашего письма. Если пишете конкретному редактору — указываете имя, если на общий адрес — то «Здравствуйте, уважаемая редакция (наименование СМИ)!»

2. Представьтесь. Помимо имени и фамилии стоит указать то, что связывает вас с темой вашей публикации. Если вы эксперт (психолог, бизнес-тренер, коуч, маркетолог, специалист IT и т.д.) и тема публикации связана с вашей профессиональной деятельности, то указываем свою профессию и опыт работы (Например: я бизнес-тренер, последние 5 лет провожу тренинги и семинары на темы…) . Коротко, буквально одним предложением, без развернутого резюме.
Если вы пишете на темы, не связанные с профессиональной деятельностью, то объясните свой интерес к ней. Например, «Я больше 10 лет следую здоровому образу жизни», «Я много путешествую», «Недавно я совершил прыжок с парашютом» и т.д.

3. Напишите название статьи и о чем она. Например: «Я написала статью «Через 25 лет совместной жизни я сделала это» о личном опыте борьбы с лишним весом и хотела бы предложить ее к публикации».

4. Напишите, почему ваша статья заинтересует читателей. Здесь могут быть варианты:
— вы продолжаете тему, на которую уже есть публикации на выбранном ресурсе; в этом случае стоит указать, в чем новизна того, что вы написали. Например: «Я рассматриваю борьбу с лишним весом как бизнес-проект и провожу аналогии с бизнес-подходом и терминологией»;
— вы полагаете, что на ресурсе не хватает какой-то темы, которая будет интересна аудитории, или она недостаточно освещена; тогда обоснуйте это.
Этот пункт позволяет продемонстрировать редактору, что вы изучили ресурс, прежде чем отправлять статью, вы знакомы с темами, стилем и форматом публикаций. Здесь же можно упомянуть, что вы являетесь читателем ресурса и с интересом следите за публикациями.

5. Важный пункт — попросите об обратной связи. Можно так: «Буду признательна за обратную связь. Если статья по каким-либо причинам не подходит для публикации, то сообщите мне об этом, пожалуйста». Это не гарантирует ответа, но повышает его вероятность.

6. Подпись.

Следует помнить, что в день редакторы получают десятки писем от авторов. Поэтому будьте лаконичны. Если у вас уже есть публикации — можете указать ссылки на них ПОСЛЕ подписи. Там же можно дать краткую справку о своей экспертности.
Скрин-шоты нескольких моих писем — в комментариях. Если есть вопросы — задавайте их в коментариях к этому посту.

И готовы отправить письмо в редакцию любимого СМИ. Чтобы увеличить шансы на ответ, воспользуйтесь этими советами.

Если коротко, постарайтесь упростить работу редактору, а не усложнить. Редактор получает десятки писем в день - непрекращающийся поток, каждое письмо и статью нужно внимательно изучить и принять решение о публикации. При этом все статьи требуют доработок, и нужно опубликовать как можно больше статей. В таком режиме редактор отдаст предпочтение тому письму, которое потребует минимум времени и энергии на ответ. Если в письме будут вопросы или непонятные моменты, редактор отложит его на потом. И вряд ли к нему вернётся.

Поэтому я советую:
- писать коротко и по делу,
- быть максимально прямолинейным: без манипуляций, намёков и всего такого.

Теперь детальнее.

Понятная тема письма

Из хорошей темы письма сразу понятно, о чём речь. Внимание редактора привлекают понятные письма без заигрываний и ярких вывесок.

Нет
Маркетологи не дремлют:-D
Тапки, деньги, два кота;-) «БлоуЭдженси» удивляет!
Внимание! Такого кейса ваши читатели ещё не видели!
Светлана Гридина, эксперт в сфере машинного обучения

Да
Статья «8 привычек эффективного маркетолога»
Идеи статей от «БлоуЭдженси»
Предлагаю статью для публикации
Идеи статей от эксперта в машинном обучении

Сегодня в редакцию Cossa прислали письмо с темой «Да заткнитесь вы там!», я не шучу. Такое письмо редактор посмотрит в последнюю очередь: крик, глупость и грубость не помогают. Из такого заголовка суть письма не понять.

На фоне таких писем выделяются понятные темы в спокойном тоне. Будет больше шансов с темой «Предлагаем интервью о том-то ».

Понятное содержание письма

Чем больше вопросов и уточнений требует письмо, тем меньше шансов на ответ. У редактора СМИ нескончаемый поток писем, поэтому чем понятнее и лаконичнее письмо - тем лучше.


Такое письмо вызывает больше вопросов, чем даёт ответов

Быстрый доступ к прикреплённой статье

Если уже написали статью, прикрепляйте сразу к первому письму. Не нужно спрашивать в письме «Написали статью, можем ли мы вам её прислать?».

Если отправляете текст гугл-доком, откройте доступ на редактирование. И перепроверьте перед отправкой письма.

Не отправляйте текст в pdf и других форматах, которые усложняют редактирование материала.

Не отправляйте файлы rar-архивом и другими способами, которые заставляют редактора скачивать файлы и искать программы для распаковки архивов. Текст должен быть доступен в один или два клика с любого устройства.

Не используйте сокращалок ссылок наподобие bit.ly. При одном взгляде на ссылку должно быть понятно, куда эта ссылка ведёт. Под сокращённой ссылкой может скрываться вирус, архив, что угодно. Сокращённая ссылка от неизвестного отправителя - загадка и риск для редактора.

Отгадаете, куда ведёт ссылка https://bit.ly/2Rov1xw ? А эта https://bit.ly/2wxuwHQ ?

Одна статья - одна переписка

Если хотите показать несколько статей редактору, отправляйте каждую статью отдельным письмом.

Одна статья- одна переписка.
Две статьи - две переписки.
Три статьи - три переписки.


Переписка из 41 письма с обсуждением нескольких тем, автор продолжает присылать новые статьи в эту же переписку. Не делайте так

Не нарушайте границ редактора

Нет
«Подборки телеграм-каналов сейчас очень популярны, поэтому публикация наберёт много просмотров и ваше издание получит трафик. Жду ответ до завтрашнего дня».

«Я посмотрел популярный контент у вас на сайте, моя статья привлечёт много внимания. Удастся опубликовать сегодня или завтра?»

«Статья может и слабая, но почему вы её не публикуете? Ранее у вас была статья „Секреты SMM Транскомерцбанка“, если вы сделаете перелинковку, это поможет поисковой оптимизации вашего издания».

Нормальное письмо даёт ответы, а не вызывает вопросы

Чтобы рассмотреть присланный материал, редактору нужно получить ответы всего на два вопроса.

Пример понятного письма

Здравствуйте. Я маркетолог агентства «БлоуЭдженси», мы продвигаем молодёжные бренды в TikTok.

Написали для Cossa статью о том, как заработали 100 500 ₽ в TikTok за два дня с помощью лидеров мнений . Статья пригодится маркетологам и предпринимателям, которые продвигают свой профиль в ТикТоке или ищут новые каналы для продвижения.

Посмотрите, подойдёт ли для публикации. Готовы внести правки, если понадобится.

Идеального шаблона письма нет и не будет. Пишите так, как вам нравится. Но чтобы на ваши письма отвечали, я советую придерживаться этих советов. Так у вас больше шансов получить публикацию в любимом СМИ.

И ещё. Нет никаких запрещённых слов и фраз, из-за которых вам не ответят. Адекватный редактор не откажет автору письма из-за фраз «Доброго времени суток» и опечаток. Главное, чтобы письмо было понятным.

Ваше письмо конкурирует с десятками других, которые получает редактор в тот же день. На этом фоне выделяются лаконичные и понятные письма.

Понравилась статья? Поделитесь ей
Распечатать статью
Наверх