Удобная программа для формирования штатной расстановки. Есть ли отличия между понятиями «штатное расписание» и «штатная расстановка»? Различие расстановки от расписания

Чтобы узнать какие профессии существуют и сколько получают сотрудники, занятые на них, необходимо посмотреть штатное расписание. Этот документ является одним из основных на предприятии, в нем закрепляются не только зарплата, но и необходимая для деятельности численность работников. В связи с важностью документа, штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам.

Штатное расписание по форме Т-3 - это локальный нормативный акт, закрепляющий на предприятии его организационную структуру.

А также перечень профессий, существующих в компании с указанием числа необходимых для деятельности людей. Фактически документ полностью состоит из таблицы, где данные сгруппированы по отделам.

Зарплата в нем отражается за календарный месяц, с расшифровкой по ее составляющим частям. Исходя из этих показателей определяются расходы компании на привлечение наемного труда, составляются различные планы, а также осуществляется принятие важнейших решений в области управления фирмой.

Штатным расписанием руководствуются при внесении данных в сотрудников - это соглашение должно содержать название профессии работника, соответствующее строго утвержденному штатному расписанию, а также определенный размер зарплаты.

На основании этого документа также кадровый специалист может определить наличие вакансий. Для этого им необходимо сведения из штатного расписания сравнить с фактическим числом принятых работников. Если на предприятии существует потребность, инспектор по кадрам подает заявку в службу занятости.

Внимание! Законодательство не закрепляет данный локальный акт в составе обязательных нормативов, которые должны быть в каждой фирме. Однако, если на предприятии принимается решение о проведении установленных государством процедур (например, увольнение по сокращению штата), то штатное расписание должно существовать.

К тому же другие локальные акты компании могут предусматривать обязательное наличие его в фирме. К ним в первую очередь относится . А также необходимость существования на предприятии штатного расписания может устанавливать ссылка в трудовом контракте с работником к нему.

При этом каждому руководителю следует помнить, что его компанию могут привлечь к ответственности не за отсутствие штатного расписания, а за его неправильное оформление.

ООО и ИП – кто должен составлять штатку?

ТК РФ в части регламентирования обязательных условий устанавливает необходимость соответствия указанной в договоре профессии и соответствующей ей зарплаты данным штатного расписания хозяйствующего субъекта.

Отсюда можно сделать вывод, что штатное расписание обязательно должно быть в компании или предпринимателя, если у них существуют трудовые контракты.

Таким образом, если ИП работает самостоятельно без привлечения наемных сотрудников, штатное расписание он не должен составлять. Привлечение им исполнителей по гражданским договорам также не потребует оформление этого локального акта.

ООО и другие формы организации юридического лица, у которых есть хотя бы договор с директором фирмы, уже должны разрабатывать и использовать штатное расписание.

Создание штатного расписания в компаниях, в основном, возлагается на специалистов кадровой фирмы, которые проводят ряд мероприятий по определению трудозатрат по каждой указанной в этом акте профессии. На основе полученных изысканий определяют требуемое количество работников, чтобы предприятие могло осуществлять свою деятельность.

Если численность работников на предприятии незначительна, данная обязанность может быть возложена на бухгалтера, экономиста, юриста или самого руководителя.

Требования к документу

Законодательство не требует соблюдения каких-либо особых правил в отношении штатного расписания, за исключением того, что должность или профессия, указанная в нем, должна соответствовать должностям и профессиям, которые работодатель записывает в трудовых соглашениях, оформляемым с каждым работником.

• Рекомендуется придерживаться формы штатного расписания, которая установлена Росстатом (форма Т-3).
• Утверждать локальный акт следует приказом руководителя.
• Допускается составление штатного расписания на нескольких листах, при этом прошнуровывать и скреплять их подписью и печатью необязательно. Можно просто скрепить листы скрепкой.
• В некоторых ситуациях профессии, отраженный в штатном расписании обязательно должны соответствовать справочникам профессий и должностей, а также помимо названия надо еще отражать в документах их шифры (Например, наличие профессий с опасными и вредными факторами).
• Наличие на штатном расписании фирменной печати не является обязательным.
• При изменении штатного расписания, если они незначительные, можно просто издать приказ на эти коррективы, а само штатное оставить в прежнем виде.

Далее проставляется номер текущего штатного расписания. Его необходимо присваивать исходя из количества документов, которые ранее использовались в этом году. Рядом записывается дата, когда было составлено данное расписание.

Следом записывается дата, с которой документ начинает действовать. Она может быть аналогична дате составления, либо наступать позднее. Однако недопустимо, чтобы день начала действия был раньше, чем день оформления документа.

Правее от этого поля располагаются графы, в которые записываются сведения о приказе, утвердившем документ (его номер и дата), а также общее количество штатных единиц в нем.

Сам документ выглядит как большая таблица.

Графа таблицы «Структурное подразделение» должна содержать наименование отдела, согласно разработанной организационной структуре. В том случае, когда вместе с письменным обозначением отдела введено еще и цифровое, оно должно быть указано в следующей графе.

Как правило, код формируется из цифр, либо первых букв наименования отдела. Однако если у компании открыто несколько филиалов или обособленных подразделений, то в код отдела можно также включить обозначение города, код региона и т. д.

В графу «Должность» необходимо записать название должностей, которые присутствуют в компании. Очень важно оформить структуру документа таким образом, чтобы после указания названия подразделения в предыдущей графе столбцом перечислялись входящие в него должности.

Рекомендуется при указании наименований должностей руководствоваться справочником ОКПДТР. Но для коммерческих компаний это правило не является обязательным к использованию. В то же время бюджетные учреждения обязаны заносить в штатное расписание должности только из этого справочника, и дополнительно еще указывать разряд либо класс работника.

Важно! Коммерческая компания обязана указывать разряд и класс у тех должностей, которые относятся к вредным либо опасным. Этот факт имеет значение при установлении льготного стажа и времени досрочного выхода на пенсию.

В графу «Количество штатных единиц» вносится число работников, которые должны быть приняты на эту должность. Если по ней предусматривается также прием совместителей, то их количество записывается дробным выражением, соответствующем размеру выплачиваемой ставки - например, 0,5.

В графу «Размер оклада» записывается тот оклад, который работник будет получать во время работы на этой должности. Нужно помнить, что точно такой же оклад записывается и в трудовом соглашении с сотрудником.

Также следует учитывать:

• Если на предприятии либо в отношении данной должности принята сдельная форма оплаты, то в данную графу записывается размер заработка, полученный путем умножения тарифной ставки на объем созданной продукции за месяц.
• Если для данной должности введена почасовая оплата, то в этой графе можно записать размер оплаты труда за один час. После этого в этой же строке, но в графе «Примечание» необходимо указать – «Почасовая оплата труда», а также сделать отсылку к распорядительному документу, который установил данную особенность.

Далее следует несколько граф, объединенных одним подзаголовком «Надбавки». Сюда нужно записывать сведения о различных стимулирующих выплатах, если таковые имеются и установлены Положением о зарплате, Положением о премировании либо другими внутренними актами. Размер премии может записываться не только фиксированной суммой, но также в виде процента, коэффициента и т. д.

В графу «Всего» записывается общий фонд зарплаты по этой должности. Он рассчитывается как умножение размера зарплаты на число штатных единиц.

В графу «Примечание» нужно заносить различные пояснительные надписи. Например, если на момент оформления нового штатного расписания по какой-либо должности есть вакансия, то этот факт необходимо отразить в данной графе.

Завершается составление документа путем подсчета и указания общего количества штатных единиц и общего фонда оплаты труда.

После этого полностью составленный документ должен быть подписан главным бухгалтером и кадровым сотрудником, ответственным за его оформление.

Порядок утверждения штатного расписания

Шаг 1. Разработать документ

Прежде всего необходимо выявить все потребности организации в штатных единицах составить предлагаемую к рассмотрению форму штатного расписания.

Если в компании принято, что каждый год нумерация всех значимых документов начинается сначала, то выполнять нумерацию штатного расписания можно по тому же принципу. Причем это будет наиболее целесообразным, если изменения штатного расписания каждый год носят массовый характер - это будет избавлять от больших номеров документа в будущем.

Внимание! Если вводится в действие новое штатное расписание, то в него целесообразно включить пункт об отмене действия старого, которым руководствовалась кадровая служба до этого времени.

Шаг 3. Ознакомить сотрудников компании с принятым документом

Все принятые в компанию сотрудники должны быть ознакомлены с действующими в ней локальными нормативными актами, которые затрагивают трудовую деятельность. Данные документ не затрагивает напрямую трудовую деятельность и по мнению Роструда с ним знакомить работников не обязательно.

Внимание! Если в трудовом контракте или коллективном договоре оклад сотрудников устанавливается на основании утвержденного в компании штатного расписания, то с ним обязательно нужно ознакомить всех работников. Для этого можно применять .

Порядок внесения изменение в штатное расписание

Этот документ должен сохранять свою актуальность в любое время. Поскольку штатку периодически запрашивают во время проверок государственные органы, необходимо своевременно вносить в нее все возникающие изменения.

Порядок внесения изменений в штатное расписание будет прямо зависеть от того, какое количество изменений нужно отразить в документе:

• Если их большое количество, то проще полностью отменить старое штатное расписание, и ввести в действие новый документ, учитывающий все необходимые изменения.
• Если же количество правок, которые нужно внести в штатку небольшое, тогда ответственному работнику лучше всего составить приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Обычно можно выделить следующие ситуации, при которых требуется выполнить изменения в документе:

• Создание новых отделов или подразделений;
• Организация новых должностей;
• Изменение названия имеющихся должностей;
• Изменение оклада либо ставок работников;
• Закрытие отдела, подразделение, штатной единицы.

Если изменение штатки влечет за собой изменение условий труда работника (изменение оклада, должности и т. д.), то обязательно необходимо предварительно получить у него письменное согласие. А после того, как новый документ будет введен в действие, с сотрудником оформляется дополнительное соглашение к договору, которое учитывает все сделанные изменения.

С новым приказом нужно познакомить всех тех работников, которые далее будут заниматься оформлением необходимых документов. Также в список ознакомления можно также внести и тех сотрудников, которых напрямую будут затрагивать производимые изменения.

Если в приказе производится введение новых должностей, то нужно указать их наименование, а также какое количество штатных единиц организовывается. Этот документ принимается незамедлительно, если им не затрагиваются интересы каких-либо из уже нанятых работников.

Внимание! Если производится сокращение количества единиц, то в составленном документе нужно записать название, количество выводимых штатных единиц и дату введения приказа в действие. При этом нужно помнить, что процесс сокращения - это долгий процесс, при котором необходимо своевременно уведомить как самих работников, так и компетентные органы.

Срок уведомления может составлять 2-3 месяца, в зависимости от количества сокращаемых человек. Также, закон определяет виды работников, которых сокращать нельзя.

Периодичность составления документа и сроки хранения

Обычно штатное расписание оформляется сроком на год, и действительно в течение всего этого периода. Однако если организация маленькая, и движение штата в ней происходит очень редко, можно принять этот документ сразу на несколько лет вперед.

После того, как производится внесение изменений в штатное расписание, предыдущий документ перестает действовать и утрачивает юридическую силу. Однако, оно еще некоторый период должно храниться на предприятии, потому, как обычно, проверки затрагивают несколько предыдущих периодов. А это как правило, до 2-3 лет.

Внимание! Существует правило, по которому недействительное штатное расписание должно храниться в архиве еще как минимум 3 года с момента завершения действия. Это же правило распространяется и на документы, при помощи которых производились изменения в штатном расписании.

Многие сталкиваются с составлением такого документа, как штатная расстановка. Возникает актуальный вопрос, что он из себя представляет и чем отличается от расписания. Чтобы ответить на него, необходимо в отдельном порядке рассмотреть оба документа, а также составить сравнительный анализ. На основании полученных данных будет также решен вопрос и о необходимости составления данного норматива.

Что такое штатная расстановка и чем она отличается от штатного расписания?

Штатное расписание и расстановка имеют схожие объекты регулирования. Они нацелены на упорядочение структурной организации в компании. Именно на основе данных нормативов можно судить о наличии тех или иных должностей, подразделений и отделов.

Нередко работодатели задаются вопросом, как вместо двух документов ввести один удобный файл. В отличие от расстановки, расписание имеет законодательно утвержденную форму Т-3. Заполняется она в соответствии с образцом. Поэтому включение в нее положений из другого акта не совсем верно.

То есть на практике объединение данных нормативов в один не может быть осуществлено несмотря на схожие аспекты регулирования. Поэтому необходимо рассмотреть оба документа по-отдельности и выявить, чем каждый из них удобен и отличается от другого.

Расстановка кадров по штатному расписанию

Штатное расписание — это один из основных нормативов, который по законодательству должен присутствовать в любой организации. Он включает в себя следующие положения:

• структуризация всех должностей, отделов и подразделений компании;
• список всех вакансий с указанием количественного значения;
• указание на уровень заработной платы по каждой из должностей.

В последний пункт включаются все надбавки и премии, предусмотренные для вакансии. Все они формируют итоговую сумму.

Образец данного документа утвержден законодательством и имеет форму Т-3. Все имеющиеся графы должны быть заполнены в обязательном порядке. Если определенных данных не имеется, то необходимо проставить прочерк.

Такой образец актуален для любой организации, как государственной, так и частной. Наименование должностей приводится в соответствии с установленным перечнем. Однако если компания частная и вакансия не предусматривает компенсаций и льгот, ее название может составляться произвольно. Главное, чтобы оно соответствовало наименованию в трудовом договоре с сотрудником и записи в трудовой книжке.

Составление штатной расстановки

Штатная расстановка не является обязательным для составления документом. Оформляется он в зависимости от необходимости по усмотрению работодателя или отдела кадров. Название данного норматива также может отличаться.

Основное назначение такого документа — это оптимизация внутреннего использования утвержденного расписания. Преимущество составления такого списка заключается в наглядности, а также в возможности оперативно менять и вносить информацию. Это обусловлено тем, что вступление данного образца в силу не требует издания отдельного приказа.

В итоге такой документ становится рабочей версией расписания. В него вносятся сведения не только по структурной организации компании, но и личные данные сотрудников — имена, даты начала работы и реквизиты приказов, дополнительная информация. Такой норматив также удобен в тех случаях, когда одна должность разделена по совместительству. К примеру два электрика работают на полставки каждый на одной вакансии. Расстановка содержит личную информацию по каждому из них.

Составляется такой образец исходя из производственной необходимости. Поэтому форма его заполнения и оформления является свободной. Однако для того, чтобы он мог использоваться как юридический документ, следует сохранять общий порядок составления подобных нормативов.

Сравнение штатного расписания и штатной расстановки

Основные отличия штатного расписания и расстановки можно рассмотреть по следующим аспектам:

• образец составления — первый вариант имеет определенную законодательством форму Т-3, в то время как во втором случае документ составляется в произвольном порядке;
• обязательность — форма Т-3 является обязательной для заполнения в любом учреждении;
• сведения — расписание указывает на общие сведения по кадровым вопросом, в то время как расстановка их персонифицирует и уточняет;
• показатели, которые содержатся в обязательном нормативе, являются утвержденной структурой предприятия, в документе произвольного характера отображаются обычно реальные данные;
• срок хранения основного норматива составляет 3 года, необязательного — 75 лет.

Также отличием является законность документа. В случае со штатным расписанием на его основе сотрудники могут приниматься на работу. Расстановка же регулируют актуальную информацию, она может меняться в любое время и не требует оформления дополнительных бумаг.

Штатная расстановка не является обязательным документом для организаций, за ее отсутствие работодатели ответственность не несут. Но многие кадровые сотрудники, оценив всю пользу от применения данного документа, продолжают его оформлять. Что собой представляет штатная расстановка? Для каких целей составляется этот документ? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Штатная расстановка

Штатная расстановка, образец заполнения которой можно найти ниже, представляет собой кадровый документ, составленный на основе штатного расписания. В ней указано, какие из утвержденных в штатном расписании должностей уже заняты. Возле каждой занятой должности прописано Ф.И.О. сотрудника и его оклад. Также из документа можно узнать, какие должности пока еще остаются свободными.

Унифицированной формы штатной расстановки и официальных требований по ее заполнению не существует. Каждая организация может самостоятельно разработать ее и утвердить внутренним приказом. За основу обычно берут унифицированную форму № Т-3 штатного расписания (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) и дополняют ее необходимыми сведениями, позволяющими значительно упростить отслеживание кадровых передвижений.

Какие сведения содержит документ:

Перечень структурных подразделений.

Перечень штатных единиц с пофамильным списком сотрудников.

Размер тарифной ставки (оклада) каждого.

Дополнительные сведения или примечания.

Какие задачи помогает решить штатная расстановка

Главная цель составления документа – отслеживание вакантных должностей и определение потребности организации в персонале. Кроме того, использование штатной расстановки помогает решить следующие задачи:

определить наличие вакантных мест;

установить количество пенсионеров и инвалидов в штате;

проанализировать «вилку» окладов и т.д.

В компаниях с большим количеством работников и постоянной «текучкой» составление штатной расстановки будет особо актуальным. Если какая-либо должность освобождается – сотрудник отдела кадров при помощи данного документа сможет без труда подыскать подходящую кандидатуру на вакантное место из числа действующих сотрудников.

Штатная расстановка и штатное расписание: в чем отличие?

Назначение этих документов разное. Штатное расписание применяется для утверждения числа сотрудников в соответствии с имеющимся объемом работы. В документе указывают должности, необходимое количество работников и размер тарифной ставки. Штатное расписание обязательно к ведению в организации и имеет утвержденную форму.

Штатная расстановка носит исключительно информационный характер, содержащиеся в ней сведения используются не только для отслеживания текучести, но и для упрощения составления плановой отчетности. Помимо перечня должностей и тарифных окладов в расстановке фиксируются Ф.И.О. лиц, занимающих конкретную должность, и дополнительные сведения о них. Документ не имеет утвержденной формы и составляется в произвольном порядке.

Ведение документа

Составить штатную расстановку и поддерживать ее в актуальном состоянии несложно. Сотруднику отдела кадров необходимо внести в нее основные сведения о нанятом персонале на требуемую дату. Чем подробнее будет составлен документ – тем удобнее им пользоваться.

Надо ли утверждать штатную расстановку и кто должен это делать? Документ, в отличие от штатного расписания, утверждения приказом руководства не требует, поскольку он лишь отражает расстановку кадров на определенный момент.

Штатную расстановку, как правило, заполняют сотрудники отдела кадров. Именно они располагают сведениями о приеме и перемещении трудовых ресурсов внутри организации. Скачать образец штатной расстановки можно в конце этой статьи.

Как заполнить штатную расстановку

Документ представляет собой бланк в виде таблицы. Некоторые графы совпадают со штатным расписанием. Работодатель может добавлять и удалять графы по своему усмотрению. Документ заполняют следующим образом:

В графе «Структурное подразделение» указывают наименование подразделения (к примеру, отдел продаж, цех, финансовый отдел и т.д.) и его код.

В графе «Должность» перечисляют наименования всех должностей, которые предусмотрены штатным расписанием в конкретном отделе.

Возле каждой из приведенных должностей указывают оклад (тарифную ставку), надбавки и т.п.

В графе «Ф.И.О.» перечисляют сотрудников, занимающих соответствующую должность. Благодаря этому можно увидеть, какие должности в компании уже заняты, а по каким есть вакансии.

Графа «Примечание» предназначена для отображения нюансов по оплате, отметки о пребывании сотрудницы в декретном отпуске, указание на работу по совместительству и пр.

Внизу приводится общее число штатных единиц, сколько из них занято, и сколько есть на данный момент свободных вакансий.

Штатную расстановку можно заполнять как в электронном, так и в рукописном виде.

Штатная расстановка (штатное замещение, штатный список) применяется в работе лица, ведущего кадровую работу в организации. Применение такой расстановки помогает, в первую очередь, отследить наличие вакантных должностей, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если одна должность делится между несколькими работниками. Тем не менее штатное замещение не является обязательным документом, вопрос о его разработке решается руководителем организации самостоятельно.

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и численности организации. Этот документ содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц (абз. 1 раздела «Штатное расписание» Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).

Для удобства составления штатного расписания юридическим лицом или физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, предусмотрена унифицированная форма № Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1). Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер. По мнению Роструда, негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно (Письма от 09.01.2013 № 2-ТЗ, от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1, от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1). Несмотря на это, рекомендуется применять унифицированную форму № Т-3 в работе, поскольку она содержит все необходимые реквизиты.

Составление расписания не предусматривает внесения в него фамилий работников, занимающих определенные должности, так как главная цель такого документа − определение структуры, штатной численности и размера заработной платы. Факт назначения на должность, определенную штатным расписанием, может отражать штатная расстановка.

Штатная расстановка (штатное замещение, штатный список) применяется в работе лица, ведущего кадровую работу в организации. Форма данного документа законодательно не установлена и разрабатывается, как правило, на основе формы № Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Для удобства данный документ может быть составлен как в электронном виде, так и на бумаге. Применение такой расстановки помогает, в первую очередь, отследить наличие вакантных должностей, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если одна должность делится между несколькими работниками. Если не применяется программа по учету кадров, то в такую форму (составленную в виде таблицы) вносятся все сведения о работниках (например, дата выхода из длительных отпусков или наличие инвалидности и др.), что позволяет создать отчет по различным запросам руководства.

Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) для штатных расстановок установлен срок хранения, который составляет 75 лет.

На основании вышеизложенного штатное замещение не является обязательным документом, вопрос о его разработке решается руководителем организации самостоятельно.

Е.С. Демидкина,
юрист-консультант консультационно-
правового отдела Группы компаний «Ю-Софт»

Из статьи вы узнаете:

По закону каждый год утверждать новое штатное расписание не нужно. Но обычно в декабре пересматривают фонд оплаты труда, вводят новые ставки или упраздняют ненужные. Поэтому большинство работодателей примет на 2018 год штатное расписание в новой редакции.

Основное неудобство этого документа в том, что он не персонализирован и нельзя увидеть реальную картину по работникам, которые занимают ту или иную должность. Для этого вам нужна штатная расстановка. Мы подготовили для вас таблицу Excel, которая подойдет большинству компаний. Она поможет разобраться, кто на какой должности, сколько в компании вакансий и какую зарплату вы по факту платите.

Как работать со штатной расстановкой

Укажите реальную заработную плату сотрудника . Расстановка устроена таким образом, что оклад сотрудников должен быть одинаковым. Регулировать оплату труда с помощью вилок в окладах – небезопасный путь, который мы не советуем (подробнее читайте в конце статьи ). Вместо этого вы можете развести зарплату сотрудников с помощью системы надбавок. Укажите минимальную и максимальную величину, которая принята у вас в компании, и тот размер, который утвердили для данного сотрудника. Таблица посчитает итоговую сумму, которая положена работнику. Если у вас сложная система надбавок, то вы можете прописать дополнительные выплаты, для этого есть специальные графы. Если вы их не заполните, таблица будет считать зарплату без их учета. Еще расстановка может учесть районные коэффициенты и процентные надбавки. Добавьте значения в соответствующие графы, и она все суммирует.

Включите премии сотрудников . В штатной расстановке вы можете указать четыре вида премий : месячную, квартальную, полугодовую и годовую. Таблица покажет итоговую сумму, чтобы оценить бюджет на одного сотрудника. Если вам это не нужно, есть графа, которая покажет только ежемесячную сумму, которую получает сотрудник.

Проверьте, не превышен ли ФОТ . По каждой должности укажите максимальную сумму, которую сотрудник может получать в месяц. Если с учетом всех доплат и надбавок реальная сумма превысит запланированную, таблица подкрасит это красным цветом. Еще одна удобная функция: в последней ячейке таблица покажет сумму на руки за вычетом НДФЛ. Это позволит вам не искать калькулятор, если придет работник, чтобы разобраться, какую же конкретно сумму после уплаты налогов он должен получить.

Как сформировать штатное расписание на основе штатной расстановки

Таблица избавит вас от двойной работы и сама перенесет все, что требуется по закону, в унифицированную форму. На вкладке «сформировать ШР» есть кнопка, нажав которую вы получите заполненный вариант штатного расписания. Останется только распечатать и подписать у директора. Штатное расписание почти все кадровики составляют по унифицированной форме № Т-3. Мы не стали отходить от этого правила, но с учетом того, что форма не является по закону обязательной, внесли в нее корректировки, чтобы сделать более удобной.

Мы убрали коды ОКУД и ОКПО. Раньше они имели значение, когда документы сдавали в архив , сейчас компанию, в основном, идентифицируют по ИНН. Если работодатель не заполнит или удалит эту графу, проблем у него не будет. Кроме того, мы изменили гриф утверждения, который требовал утверждать штатное расписание приказом. Пусть директор прямо на ней ставит свою подпись. Это избавит от необходимости каждый раз составлять новый приказ об изменениях. Чтобы не было вопросов, утвердите форму отдельным приказом (образец ).

Что важно проверить в штатном расписании

Теперь, что касается формальных требований к штатному расписанию. В образце 2 ниже мы указали контрольные точки, которые вам нужно проверить в своем документе на случай проверки инспектора. Но прежде разберем две самые распространенные ошибки.

Образец 2. Как правильно заполнить штатное расписание

Убедитесь, что зарплаты сотрудников не ниже МРОТ . Часто в штатном расписании можно встретить цифры, которые ниже минимальной планки, установленной государством (ст. 133 ТК РФ). Это ошибка, за которую вас оштрафуют. Вы можете установить оклад меньше МРОТ, но тогда нужно прописать надбавки и доплаты, чтобы общая сумма была больше или равна МРОТ. Исключение – северные надбавки, их начисляют уже на МРОТ (разд. 1 Обзора судебной практики Верховного Суда РФ за третий квартал 2013 г., утвержденный Президиумом Верховного Суда РФ 5 февраля 2014 г.). В 2017 году МРОТ по стране повысят не с 1 января, а с 1 июля. Тем не менее проверьте, какой МРОТ в вашем регионе на сайте kdelo.ru/mrot .

Если зарплата низкооплачиваемых сотрудников не соответствует МРОТ, сообщите директору, что им надо увеличить оклад. Достаточно издать приказ об этом (ч. третья, четвертая ст. 133 ТК РФ). Если это невозможно – переведите таких сотрудников с их согласия на часть ставки.

Не оставляйте в штатном расписании вилки окладов

Вместо конкретной цифры оклада в штатном расписании нередко прописывают минимальную и максимальную суммы, например, 20 000–40 000. Разница в окладах оправданна, если у сотрудников разный стаж, квалификация, трудовые обязанности и т. д. (ч. первая ст. 132 ТК РФ) 1 . При этом локальный акт должен отражать, в связи с чем компания платит тот или иной оклад. Иначе суд признает вилки дискриминацией и обяжет возместить разницу в зарплате (ст. 3, 236 ТК РФ). Оставлять вилки в окладах допустимо, но это небезопасный путь. Инспектор обязательно обратит на это внимание. Лучше используйте надбавки или приставки к должностям (младший, старший и т. д.).

Нормативная база

Важные выводы

Cоставляйте штатное расписание по унифицированной форме или используйте свою. Удалите из бланка все, что вам не нужно, оставьте только обязательные по закону реквизиты.

Не оставляйте вилки в окладах, чтобы не привлекать внимание инспекторов. Проверяйте, чтобы ваша минимальная зарплата по расписанию была равна или превышала региональный МРОТ.